Infomaniak Benutzerverwaltung, Zugriff und E-Mails, ohne den Überblick zu verlieren

Infomaniak ist eine leistungsstarke Plattform, aber ihre Logik kann auf den ersten Blick verwirrend sein. Viele Benutzer verwechseln „eine E-Mail-Adresse anlegen“ mit „einen Benutzer anlegen“ oder wissen nicht, wie sie einem Mitarbeiter Zugang gewähren können, ohne alles zu teilen. In diesem Artikel helfen wir Ihnen zu verstehen, wie die Infomaniak-Benutzerverwaltung, der Zugang und die E-Mails funktionieren – klar, praktisch und ohne Fachjargon.

Bei Infomaniak ist es wichtig zu verstehen, dass ein Benutzerkonto und eine E-Mail-Adresse zwei verschiedene Dinge sind:

• Ein Infomaniak-Benutzer ist eine Person mit einem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und einem Passwort, die sich in die Verwaltungsschnittstelle (den Manager) einloggen kann.
• Eine Infomaniak-E-Mail-Adresse ist ein Posteingang, wie contact@votredomaine.ch, der von einem oder mehreren Nutzern verwendet werden kann.

Diese Unterscheidung ermöglicht mehr Sicherheit und Flexibilität: Sie können verwalten, wer auf was zugreift, ohne Passwörter zu teilen.

Ein weiterer Punkt, der oft übersehen wird, ist, dass ein Benutzer mit einer einzigen Benutzerkennung auf mehrere Infomaniak-Konten/Organisationen zugreifen kann. Beispielsweise kann eine Person :

• Ein eigenes Konto für sein Unternehmen
• Das Konto eines Vereins
• E-Mail-Zugang von einem anderen Projekt auf einer anderen Domain

Dies ermöglicht es, den Zugriff auf die Infomaniak-Konsole zu zentralisieren, ohne sich ständig ab- und wieder anmelden zu müssen. Dies ist auch sehr nützlich für Buchhalter, Freiberufler oder Manager von mehreren Einheiten.

Dies ist eine häufige Frage, insbesondere bei der erstmaligen Einrichtung eines Infomaniak-Kontos. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Wenn Sie ein Benutzerkonto mit Ihrem Privatadresse (z. B. Vorname) nom.nom@gmail.com), können Sie weiterhin auf alle Dienste zugreifen, auch wenn Ihre Geschäftsadresse nicht mehr existiert oder Sie Ihre Organisation wechseln.
• Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden (z.B. contact@entreprise.ch), mag dies logischer erscheinen, aber Vorsicht: Wenn diese Mailbox gelöscht wird oder nicht mehr zugänglich ist (z.B. Wechsel des Mitarbeiters), kann es sein, dass Sie den Zugang verlieren oder zusätzliche Schritte unternehmen müssen.

👉 Empfehlung: Erstellen Sie Ihr Benutzerkonto mit Ihrer persönlichen Adresse, um einen dauerhaften Zugriff zu gewährleisten, und nutzen Sie die Zugriffsrechte, um die Produkte Ihres Unternehmens zu verwalten. Dies verhindert auch, dass Sie Login-Identität und operative Boxen vermischen.

Dies ist der Punkt, an dem viele irren: Das Einrichten einer Adresse prenom@entreprise.ch schafft nicht automatisch einen Benutzer, der auf diese Adresse zugreifen kann. Sie müssen dann :

• oder der Person die SMTP/IMAP-IDs zur Verfügung stellen, damit sie ihre Mailbox in einem Client (z.B. Outlook) konfigurieren kann.
• Entweder fügen Sie diese Person als Infomaniak-Benutzer hinzu, mit eingeschränktem Zugriff auf die betreffende E-Mail über Webmail oder Manager.

Nehmen wir einen einfachen Fall an. Sophie erstellt die Adresse contact@monentreprise.ch für die Kundenverwaltung. Sie möchte, dass Lucie, ihre Assistentin, auf E-Mails antwortet. Aber sie will ihr Passwort nicht herausgeben und ihr keinen Zugang zu ihrem gesamten Infomaniak-Konto gewähren.

Die Lösung?

• Erstellen Sie die Box contact@...
• Fügen Sie Lucie als Infomaniak-Benutzer hinzu.
• Ihm nur Zugang zu dieser Mailbox geben

So kann sich Lucie mit der Mail-Schnittstelle verbinden oder einen Client wie Outlook verwenden, aber sie wird die anderen Dienste (Website, Domain, Rechnungsstellung…) nicht sehen.

Genau dafür hat Infomaniak dieses System entwickelt: Trennung der E-Mailbox (der Behälter), des Benutzers (der Zugangsschlüssel) und der technischen Zugänge SMTP/IMAP (die Nutzung in einem Client).

Hier sind die einfachen Schritte, um einem Infomaniak-Nutzer Zugang zu gewähren:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Hauptkonto beim Manager an
2. Gehen Sie zu Benutzerverwaltung
3. Klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
5. Wählen Sie die Zugriffsrechte: E-Mail, Website, Domains, Rechnungsstellung…
6. Die Person erhält eine Einladung per E-Mail und hat nur Zugriff auf das, was Sie festgelegt haben.

Sie können die Rechte jederzeit zurückziehen oder ändern.

• Geben Sie Ihre Zugangsdaten niemals weiter
• Erstellen Sie einen Benutzer für jede Person, die Zugang benötigt.
• Geben Sie nur die notwendigen Rechte
• Löschen Sie den Zugang, wenn eine Zusammenarbeit endet.
• Zentralisieren Sie den Zugriff auf ein Masterkonto (Ihr eigenes).

Sie können Aliasnamen erstellen (z.B. hello@, info@, contact@), die alle auf dieselbe Box weiterleiten. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Einstiegspunkte haben möchten, aber nur eine Box verwalten wollen.

Wenn Sie die Logik zwischen E-Mail-Postfach, Benutzerkonto und Zugriffsrechten verstehen, können Sie häufige Fehler vermeiden und, was noch wichtiger ist, sicherer und professioneller zusammenarbeiten. Mit Infomaniak haben Sie ein leistungsstarkes Werkzeug in der Hand – Sie müssen es nur richtig konfigurieren.

Benötigen Sie Unterstützung, um Ihre Zugänge besser zu organisieren, Ihre E-Mails zu migrieren oder Ihre Rechte zu konfigurieren? Pyxa kann Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, ohne dass Sie sich den Kopf zerbrechen müssen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Infomaniak-Nutzer und einer E-Mail-Adresse?

Ein Infomaniak-Nutzer ist eine Person, die auf die Verwaltungsschnittstelle (den Manager) zugreifen kann, während eine E-Mail-Adresse lediglich ein Posteingang ist. Die beiden sind nicht automatisch miteinander verbunden: Das Erstellen einer E-Mail führt nicht zu einem Benutzer.

Kann ich eine E-Mail-Adresse einrichten, ohne einen Benutzer zu erstellen?

Ja, Sie können ein oder mehrere E-Mail-Postfächer einrichten und dann entscheiden, wer darauf zugreifen kann (durch die Vergabe von Zugangsdaten oder durch das Hinzufügen eines bestimmten Benutzers mit den richtigen Rechten).

Wie kann man Zugang zu einer einzigen Mailbox geben, ohne alles zu teilen?

Fügen Sie einfacheinen Infomaniak-Benutzer hinzu und gewähren Sie ihm nur Zugriff auf die betreffende E-Mail. Auf diese Weise kann er Nachrichten lesen und senden, ohne Zugriff auf die Website, Domains oder Rechnungen zu haben.

Muss ich mein Benutzerkonto mit einer persönlichen oder einer geschäftlichen Adresse einrichten?

Es wird empfohlen, eine persönliche E-Mail-Adresse (z.B. prénom.nom@gmail.com) zu verwenden, um Ihr Hauptbenutzerkonto einzurichten. Dies ermöglicht Ihnen, den Zugang zu behalten, auch wenn Sie die Firma wechseln oder Ihre Pro-Adresse inaktiv wird.

Kann ein Nutzer auf mehrere Infomaniak-Konten zugreifen?

Ja, ein einzelner Benutzer kann mehrere Organisationen oder Infomaniak-Konten verwalten, wenn er dazu aufgefordert wird. Dies ist nützlich für Personen, die an mehreren Projekten oder Unternehmen arbeiten.