5 Schlüsselprozesse, die mit einem ERP automatisieren können (ohne unnötige Komplexität)

Das ist die Art von Situation, die entsteht, wenn man alles von Hand verwaltet, mit E-Mails, Excel-Dateien und viel gutem Willen. Aber mit der Zeit ermüdet es. Und vor allem bremst es das Wachstum Ihres Unternehmens.

Hier macht das ERP automatisieren Sinn. Nein, wir sprechen hier nicht von einem komplizierten Projekt, das großen Strukturen vorbehalten ist.

Wir sprechen hier von einfachen, zugänglichen Lösungen, die Sie sofort mit einem ERP-System einführen können, das auf Ihr KMU zugeschnitten ist.

Ein gut konfiguriertes ERP ermöglicht es Ihnen :

• Zeitersparnis im Alltag,
• Vergessen und Fehler vermeiden,
• und sich endlich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre Kunden und Ihr Geschäft.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 5 Prozesse, die Sie mit einem ERP von Anfang an automatisieren können, ohne Komplexität oder Jargon.

Nur konkrete Beispiele aus dem Alltag der Führungskräfte, die wir bei Pyxa betreuen.

Wer kennt das nicht: Sie verkaufen ein Produkt online, die Bestellung ist bezahlt… und dann teilt Ihnen jemand mit, dass nichts mehr auf Lager ist. Hoppla.

Die Folge ist ein ziemlicher Stress: Anruf beim Lieferanten, Erklärung gegenüber dem Kunden und manchmal eine Rückerstattung. Kurz gesagt, eine Verschwendung von Zeit – und Image.

Die Wahrheit ist, dass die manuelle Verwaltung von Lagerbeständen wie eine Buchhaltung im Kopf ist. Es kann funktionieren… bis zu dem Tag, an dem es nicht mehr funktioniert.

Mit einem gut konfigurierten ERP :

• Jeder Verkauf aktualisiert automatisch Ihren Bestand, egal ob online oder im Geschäft.
• Sie erhalten eine Warnung, wenn ein kritischer Schwellenwert erreicht wird.
• Sie behalten eine klare Übersicht über alle Warenbewegungen.
• Sie vermeiden Fehlmengen, Überbestände und Fehlsendungen.

Und wenn Sie mehrere Verkaufsstellen oder eine E-Commerce-Website haben, wird die Automatisierung der Lagerhaltung über ERP schnell zu einem unverzichtbaren Hebel.

Einfach ausgedrückt Sie gewinnen an Zuverlässigkeit, Reaktionsfähigkeit… und Sie schlafen nachts besser.

Seien wir ehrlich:

Ein Angebot in Word erstellen, es als PDF speichern, es per E-Mail versenden, den Kunden erneut anschreiben, es in eine Rechnung umwandeln… Das ist machbar. Aber es ist zeitaufwendig, repetitiv und vor allem: Sie müssen daran denken.

Und wenn Sie es vergessen?
Das Angebot geht nicht raus, der Verkauf folgt nicht, oder die Rechnung wird nie verschickt. Das Ergebnis ist, dass der Umsatz verpufft.

Ein ERP hilft Ihnen bei :

• Erstellen Sie ein Angebot mit wenigen Klicks direkt aus einer Anfrage oder einem Warenkorb heraus.
• Sie kann ohne erneute Eingabe in eine Rechnung umgewandelt werden, sobald der Kunde grünes Licht gibt.
• Verfolgen Sie den Status jedes Dokuments: gesendet, akzeptiert, bezahlt, überfällig.
• Automatische Erstellung von konformen PDFs mit Mehrwertsteuer, Bedingungen, rechtlichen Hinweisen usw.

Einige ERP-Systeme ermöglichen es Ihnen auch, automatische Erinnerungen an unbeantwortete Angebote oder Rechnungen zu senden. Sie sehen, wer was, wann und mit welcher Antwort erhalten hat.

Ergebnis Sie sparen viel Zeit, Sie sind gründlicher… und Ihre Kunden sehen, dass Sie ein Profi sind.
Das ändert alles.

In einem hektischen Tagesablauf ist die Nachfassaktion oft die erste, die übersehen wird. Dabei sind sie es, die den Unterschied zwischen einem vergessenen Angebot und einem erfolgreichen Verkauf oder zwischen einer unbezahlten Rechnung und einem schnellen Zahlungseingang ausmachen.

Der Schlüssel liegt nicht darin, mehr zu tun, sondern im richtigen Moment mit der richtigen Botschaft zu automatisieren.

Eine ERP-Software für die Kundenbetreuung ermöglicht :

• Erstellen Sie automatische Erinnerungen für unbeantwortete Angebote nach einer bestimmten Zeit.
• Senden Sie Mahnungen für unbezahlte Rechnungen auf sanfte und persönliche Weise.
• Zentralisierung der Kundenhistorie: Angebote, Rechnungen, Austausch, Mahnungen… alles an einem Ort.
• Besseres Management Ihrer Kundenbeziehungen mit kleinen und mittleren Unternehmen, ohne die Anzahl der Werkzeuge zu erhöhen oder Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.

Ziel
Ihre Kunden fühlen sich betreut, Sie gewinnen an Gründlichkeit – und Ruhe.

Und wenn einer von ihnen Sie anruft? Mit einem guten ERP haben Sie seine gesamte Situation in 5 Sekunden im Blick.

Eine bestätigte Bestellung ist gut. Eine gut vorbereitete, rechtzeitig versandte und verfolgte Bestellung… ist besser.

Dennoch ist in vielen KMU jeder Schritt noch manuell: Drucken der Bestellung, Überprüfung des Lagerbestands, Erstellen des Lieferscheins, Senden einer E-Mail an den Kunden….

Das Ergebnis: Zeitverlust, Fehlsendungen, Duplikate oder Kunden, die sich nicht gemeldet haben.

Mit einem ERP-System, das die Aufträge von A bis Z verwaltet, läuft alles automatisch ab:

• Die Bestellung wird registriert und der Bestand in Echtzeit abgezogen.
• Ein Vorbereitungsschein wird erstellt (oder an ein Logistik-Tool weitergeleitet).
• Der Kunde erhält eine klare Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Verfolgung der Lieferung.
• Und jede Statusänderung (in Bearbeitung, versendet, geliefert) wird automatisch aktualisiert, sowohl auf der Client- als auch auf der Admin-Seite.

Ergebnis Weniger Hin- und Herreisen, weniger Fehler, mehr Transparenz.
Und ein verbessertes Markenimage dank einer gut geölten Logistik.

Selbst wenn Sie nur ein paar Bestellungen pro Tag bearbeiten, können Sie durch die Automatisierung des Bestell- und Liefermanagements mit einem ERP-System Zeit – und mentale Belastung – sparen.

Wie viele Verkäufe in dieser Woche? Welche Produkte verkaufen sich am besten? Wie viele Rechnungen sind noch offen?

Wenn die Beantwortung dieser Fragen länger als 30 Sekunden dauert, fehlt Ihnen ein wichtiges Instrument: die Sichtbarkeit.

Ein gutes ERP-System automatisiert nicht nur Ihre Aufgaben, sondern gibt Ihnen auch einen klaren Überblick über Ihre Aktivitäten in Echtzeit.

Mit Hilfe von anpassbaren Dashboards können Sie :

• Verfolgen Sie Ihre Schlüsselindikatoren (Umsatz, Gewinnspannen, Zahlungseingänge), ohne zehn Dateien zu öffnen.
• Trends erkennen: Welche Produkte funktionieren, wo gibt es Engpässe?
• Ihr Unternehmen besser steuern, indem Sie Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten treffen.
• Zeitersparnis durch Vermeidung von manueller Datenextraktion.

Ergebnis
Und ein Werkzeug, das von einer einfachen, verbesserten Tabellenkalkulation zu einem echten Assistenten für das Management wird.

Selbst in einer kleinen Struktur ist es wichtig, auf einen Blick zu wissen, wo man steht, was den Unterschied zwischen Erleiden und Voraussehen ausmacht.

Automatisierung mit einem ERP-System bedeutet nicht, „es komplizierter zu machen“. Es bedeutet, Ihren Alltag reibungsloser zu gestalten, Ihre Prozesse zuverlässiger zu machen und Zeit für das zu schaffen, was wirklich zählt: Ihre Kunden, Ihr Team, Ihr Wachstum.

Ein gut durchdachtes ERP ermöglicht :

• Verfolgen Sie Ihre Verkäufe, Lagerbestände, Rechnungen und Mahnungen, ohne sich zu verzetteln,
• Vermeidung von Vergessen und Doppelarbeit,
• einen Überblick über Ihre Aktivitäten in Echtzeit zu erhalten,
• Und mit Gelassenheit zu wachsen, auch wenn die Belastung zunimmt.

Und vor allem: Ein maßgeschneidertes ERP passt sich Ihrem Unternehmen an – nicht umgekehrt.

Bei Pyxa helfen wir Ihnen, die richtigen Werkzeuge zu wählen, sie intelligent zu konfigurieren und mit Ihnen zu wachsen.

FAQ – ERP automatisieren

Was sind die konkreten Vorteile eines ERP für ein KMU?

Ein ERP-System ermöglicht die Automatisierung zeitraubender Aufgaben wie Angebotserstellung, Rechnungsstellung oder Auftragsverwaltung. Das Ergebnis: Zeitersparnis, weniger Fehler, bessere Übersicht und mehr Gelassenheit im Alltag.

Ab wann braucht ein Unternehmen ein ERP-System?

Sobald der Verwaltungsaufwand steigt oder die Anzahl der Werkzeuge zunimmt (Excel, E-Mails, separate Software), ist es an der Zeit, über ein ERP-System nachzudenken, das für Ihr Unternehmen geeignet ist. Selbst ein KMU mit 2 bis 5 Mitarbeitern kann viel gewinnen.

Wie viel kostet ein maßgeschneidertes ERP?

Die Kosten hängen von Ihren Bedürfnissen ab, aber ein gutes ERP kann schrittweise eingeführt werden. Die Investition zahlt sich oft schnell durch die Zeitersparnis und die Verbesserung der internen Prozesse aus.

Was ist der Unterschied zwischen einem maßgeschneiderten ERP und einem Standard-ERP?

Ein maßgeschneidertes ERP-System ist so konzipiert, dass es sich an Ihre Arbeitsweise anpasst. Im Gegensatz zu Standardlösungen müssen Sie Ihre Prozesse nicht ändern, um „in die Schublade“ zu passen. Mehr Flexibilität, mehr Effizienz.